Information i anledning av art. 6 och 13 dataskyddsförordningen (version 2018-05-25)
Genom att ansöka om medlemskap har medlemmen ingått ett avtal med föreningen med bl.a. i stadgarna angivna ömsesidiga rättigheter och skyldigheter. För att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter att t.ex. kalla medlemmen till möten och distribuera medlemstidning och annan information har föreningen ett register över medlemmarna med namn- och adressuppgifter, titel, födelsetid, betalda och obetalda medlemsavgifter och andra avgifter samt medlemmens intresseområden. Dessa uppgifter är tillgängliga för styrelsen och för medlemmar som på styrelsens uppdrag tar hand om särskilt angivna funktioner i föreningen. Uppgifterna lämnas inte i registerform till utomstående men kan offentliggöras i en tryckt medlemsmatrikel. Uppgifterna kan arkiveras i dokumentation från föreningens verksamhet, längst till föreningens upplösning.
Föreningen arkiverar bilder från möten och evenemang och kan komma att sprida dessa bilder på internet och sociala media. I dessa fall grundas personuppgiftsbehandlingen på samtycke eller undantagsvis på en bedömning att behandlingen är nödvändig för föreningens intresse att sprida information om sina aktiviteter samtidigt som den registrerades motstående intressen inte kan anses väga tyngre.
När det gäller Skandinavisk Vapenrulla gäller följande. Ansökan om registrering av ett vapen innefattar ett avtal om att, om ansökan godkänns, rätten att föra vapnet registreras hos Societas Heraldica Scandinavica. För att kunna kommunicera med sökandena har vapenrullans redaktion ett register över dessa med personnummer, namn- och adressuppgifter, titel, samt uppgifter som möjliggör att registrera rätt för andra berättigade att föra vapnet. Personnummer kan registreras eftersom det är viktigt att kunna särskilja vilken individ som registreras som vapnets innehavare. Dessa uppgifter, som lämnas av sökanden, är tillgängliga för redaktionen och för medlemmar som på redaktionens uppdrag tar hand om särskilt angivna funktioner. Uppgifterna lämnas inte i registerform till utomstående men kan offentliggöras i Skandinavisk Vapenrulla och på internet i de delar som är relevanta för att sprida information om vapnet och dess innehavare. Uppgifterna kan arkiveras i dokumentation från redaktionens verksamhet, längst till Societas Heraldica Scandinavicas upplösning.
Personuppgiftsansvarig: Societas Heraldica Scandinavica (ideell förening), kontaktuppgift c/o Martin Sunnqvist, Örjagården, Örja Byväg 11 A, SE-261 51 Landskrona, sekretariat @ heraldik . org