Denne veiledningen gjelder for forfattere av tekster til Heraldisk Tidsskrift og Heraldiske Studier.
I Heraldisk Tidsskrift og Heraldiske Studier publiseres tekster innen heraldikk og sigillografi samt beslektede emner som f. eks. vexillologi, faleristikk og genealogi. Artikler i Heraldisk Tidsskrift og tekster for publisering i Heraldiske Studier skal holde et vitenskaplig nivå med henvisninger til relevante kilder og litteratur. I Heraldisk Tidsskrift publiseres normalt artikler på inntil 15 trykksider. Dessuten publiseres litteraturanmeldelser og nekrologer samt under Heraldica Varia kortere tekster som normalt ikke er på mer enn 4 trykksider. I Heraldiske Studier publiseres normalt tekster som er på minst 50 trykksider.
Artikler til Heraldisk Tidsskrift granskes av redaksjonen og av spesielt utpekte granskere (peer review / fagfellevurdering). Også tekster til Heraldiske Studier granskes av redaksjonen for Heraldiske Tidsskrift og av spesielt utpekte granskere, med mindre styret bestemmer noe annet i enkeltsaker.
Normalt blir tekster kun tilgjengelige i trykk, men etter en karenstid kan de gjøres digitalt tilgjengelige. Societas Heraldica Scandinavica forbeholder seg som utgiver av Heraldisk Tidsskrift retten til å publisere et sammendrag av artiklene på selskapets hjemmeside og i internasjonale forskningsdatabaser. Societas Heraldica Scandinavica forbeholder seg retten til senere å re-publisere de trykte artiklene fritt tilgjengelig på selskapets hjemmeside (Open Access).
Om en tekst er finansiert gjennom et forskningsstipend e.l. med krav om at den skal publiseres som Open Access, kan det gjøres. Det samme gjelder om det av en annen anledning finnes ønske om at artikkelen skal bli umiddelbart digitalt tilgjengelig. Dette forutsetter at forfatteren betaler en avgift etter avtale i hvert enkelt tilfelle. Tilbud om slik betaling gir ikke rett til prioritert publisering og teksten granskes som andre tekster som vurderes for publisering.
Manuskripter sendes til redaksjonen på epostadresse editor@heraldik.org. Den elektroniske tekst leveres i Word eller Word-kompatibelt format og bilder i et av formatene jpg, png eller tiff av tilstrekkelig oppløsning eller vektoriserte.
Forkortelser bør så langt det er mulig unngås (altså ikke H.T. eller lignende, men: Heraldisk Tidsskrift). Referanser innsettes i noter, og ved behov opprettes en litteraturliste. Det skal benyttes automatisk funksjon til sluttnoter. Det kreves ikke at referanser utformes på en bestemt måte, men det forutsettes at referansene utformes på en tydelig måte som er konsekvent benyttet i den enkelte tekst.
Egentlige artikler skal være utstyrt med et abstract på engelsk. Normalt skal dette være på 100-200 ord – ca en halv trykkside. I tillegg til dette sammendraget skal det leveres forslag til nøkkelord (keywords), dog ikke flere enn maks. 5 – 10 ord pr. artikkel, samt forfatterinformasjon. Nøkkelord og forfatterinformasjon skal foreligge på engelsk og det språk artikkelen er skrevet på. Artikkelens overskrift/tittel skal i tillegg foreligge på engelsk.
Anmeldelser skal ha en overskrift og direkte påfølgende følgende opplysninger med tegnsetting som anført. Navn på forfattere eller redaktør: Bokens tittel (evt. undertittel eller skriftrekke/skriftserie). Utgivelsessted, forlag, årstall på tittelbladet og eventuelle ISBN/ISSN-numre. Antall sider (evt. romertall + arabiske tall, f. eks. XII, 356 s.) Ved illustrerte verk antall ill., antall kart. Pris oppgis i opprinnelseslandets valuta.
Billedtekster skrives likeledes for seg i et separat dokument og nummereres fortløpende. Det brukes betegnelsen Ill./ill. både i brød- og billedtekst. Bildenes omtrentlige plassering i brødteksten markeres. Bilder med tilhørende undertekster vedlegges samtidig med at manuskriptet innsendes. Billedtekstene skal foreligge på ett av de skandinaviske språk samt på engelsk. Bruksrett til bilder skal være avklart av forfatter med fotograf/rettighetshaver og dette skal opplyses samtidig med innsendelse av manuskript med illustrasjoner. Eventuelle rettighetsformuleringer som kreves av fotograf/rettighetshaver skal innsendes samtidig.
Når manuskriptet er godkjent, får forfatteren som korrektur den av redaksjonen bearbeidede tekst. Om redaksjonen finner det nødvendig, får forfatteren korrektur av den satte tekst. Deretter kan rettelser mot manuskriptet, herunder utvidelse av tekst eller noter, ikke forventes fulgt av redaksjonen. Dersom rettelser mot manuskript er tvingende nødvendige, betales de av forfatteren.
Etter utsendelse av tidsskriftet får forfatteren et antall trykte eksemplarer av dette som tilsvarer antallet trykte sider i artikkelen.